社長・役員
BEFORE
案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないとわからない。
AFTER
ホーム画面で、約定日や重要事項調査の納期が「あと何日」「何日超過」と並びます。評価のコメント原文のように、社長だけが見る情報も分けて扱えます。
約4週間
打ち合わせから本番稼働まで
9月3日の打ち合わせ → 10月1日に本番稼働
6冊 → 1つ
まとめた管理表
決済進捗・重調依頼・DM/口コミ/録音・印紙・印鑑・採用
27名
システムを使う社員
営業・業務課・部長・社長・人事
3日
要望から反映まで(早いもの)
9月12日の打ち合わせで出たご要望を、早いものは15日に反映
岡山の不動産会社A様(社名非公開)の業務台帳の実績
DETAIL 01 ── 現況
今の業務は、こう引かれています。
表計算ソフトで回っているけれど、手間はかかっている。そんな状態からのご相談をお受けしています。
NOTE 01
同じ物件を、いくつもの表に書いている
物件が変わるたびに、決済の進捗表、重要事項調査の依頼表、DMの管理表へ書き写している。
NOTE 02
表ごとに、書き方が少しずつ違う
「5-62」と「5--62」のような小さな違いで、探している物件が検索に出てこない。
NOTE 03
案件の状況は、担当者に聞かないとわからない
どこまで手続きが進んだのかが表から読み取れず、結局は口頭で確かめている。
NOTE 04
印紙や印鑑、採用の管理も表計算ソフトのまま
営業以外の細かな管理ほど、担当者ごとの表やメモに散らばっている。
DETAIL 02 ── 誰の手間が減るか
社長も、事務も、営業も。
台帳をひとつにすると、同じ会社のなかでも、立場ごとに別の手間が減ります。
業務課・事務
BEFORE
同じ物件を、決済の進捗表、重調の依頼表、DMの表へ書き写している。
AFTER
物件は台帳に一度登録するだけ。重要事項調査も印紙も、台帳から案件を選んで記録します。新しい案件の担当も、順番に自動で割り当てられます。
営業
BEFORE
自分の案件の状況を確かめるのに、ほかの人の表を探しにいく。
AFTER
自分の担当案件だけを並べて見られます。案件へのコメントや呼びかけは通知で届くので、確認の電話や声かけが減ります。
DETAIL 03 ── 画面
毎日開くのは、こういう画面です。
開くとまず、決済や重要事項調査の納期が「あと何日」「何日超過」で並びます。印紙の在庫が減ってくれば、ここで気づけます。
案件の一覧は、よく使う絞り込みを「自分の担当」「決済が近い」のようにタブとして保存できます。
業務台帳 ― ホーム
期限が近い案件
- サンハイツ表町 5-62決済あと3日
- メゾン北方 201重調の納期2日超過
- コーポ桑田 3-08約定あと6日
収入印紙の在庫
1,000円 12枚
10,000円 残り2枚
すべて自分の担当決済が近い
| 管理番号 | 物件 | 号室 | 種別 | 決済日 | 重調 | 担当 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 0128 | サンハイツ表町 | 5-62 | 仕入 | 11/20 | 受領済 | 山田 |
| 0127 | メゾン北方 | 201 | 販売 | 11/27 | 依頼中 | 佐藤 |
| 0126 | コーポ桑田 | 3-08 | 仕入 | 12/04 | 依頼中 | 高橋 |
| 0125 | ハイツ清輝橋 | 402 | 賃貸 | 12/11 | — | 山田 |
DETAIL 04 ── 工程表
困っている表、ひとつから着工します。
STEP 1
業務を見せていただく
今ある表や書類を一つずつ見せていただき、どの情報がどこで重なっているかを整理します。
STEP 2
物件の台帳をひとつにする
物件・部屋・案件を一か所に登録し、決済や重要事項調査、印紙などの業務は、そこを参照する形で組み立てます。
STEP 3
今のデータを移す
既存の表から取り込み、元の表と件数や日付を突き合わせて確かめてから切り替えます。
STEP 4
使いながら直す
現場から出てくる「この欄がほしい」「並び順を変えたい」に、その都度対応します。
DETAIL 05 ── 竣工物件
岡山の不動産会社A様で、稼働中。
STATUS: 稼働中・改善を継続
業務台帳の一本化
決済進捗 / 重要事項調査の依頼 / DM・口コミ・通話録音 / 収入印紙 / 印鑑 / 採用進捗
6つの管理表を、ひとつのデータベースに。物件の出どころを台帳ひとつにし、各業務は物件名を書かずに台帳から選ぶ形にしました。元の表の書き方は直さずに残しています。
STATUS: 稼働中
360度評価
回答フォーム + 2冊の表計算ソフトから移行
役割ごとに見られる画面を分け、評価コメントの原文は社長だけが読めるように。集計は、それまでの表と同じ数字になることを確かめています。
同じ会社さまで、約10万件のデータ移行とホームページの運用も担当しています。社名は伏せています。
DETAIL 06 ── 任せていただくために
お客さまの情報を預かる仕組みとして。
所有者さまや応募者さまの個人情報が入るシステムです。作るときに、最初から安全の仕組みを入れています。
SECURITY ── 標準で入れている安全の仕組み
パスワードを使わないログイン
メールアドレスと、スマホの認証アプリに出る6桁の数字でログインします。使い回しや漏れやすいパスワードを持ちません。
総当たりを止める
ログインに5回続けて失敗すると、15分間ログインできなくなります。
役割ごとに見える範囲を分ける
営業・業務課・部長・社長などの役割ごとに、開ける画面を決めます。担当している案件だけを見せる設定もできます。
何を変えたかが残る
登録・変更・削除は、変更前と変更後の内容を操作ログに記録します。ログインの成功・失敗も残します。
消しても元に戻せる
案件や顧客を削除しても、ゴミ箱から元に戻せます。完全に消すには、別の操作が要ります。
データは国内に置く
データベースもシステムの実行場所も、東京のデータセンターです。
いずれも、A様のシステムで実際に動いている仕組みです。
PROMISE ── 作ったあとのお約束
データはいつでも取り出せる
必要なときや契約を終えるときには、表計算ソフトなどの形でデータをお渡しします。システムにデータを閉じ込めません。
稼働後も直し続ける
作って終わりではなく、不具合への対応や、使いながら出てくるご要望の追加・修正を続けます。
秘密保持契約を結べる
業務や表を見せていただく前に、ご希望があれば秘密保持契約(NDA)を結びます。
窓口はずっとひとり
聞き取りから開発、稼働後の手直しまで、代表の中西が担当します。担当が替わって話が伝わらない、ということがありません。
DESIGNER
中西 輝
設計から施工(開発)、引き渡し後の手直しまで
話を聞いた人が、そのまま作ります。
大手企業のITコンサルとして、業務の整理からシステムの設計・開発までを経験してきました。いまは岡山を拠点に、不動産会社の社内システムづくりを中心にお手伝いしています。
聞き取り、設計、開発、データの移行、稼働後の手直しまで、窓口はずっと私ひとりです。担当が途中で替わって話が伝わっていない、ということは起きません。
FAQ ── よくある質問
ご相談の前に。
- Q.どんな不動産会社が対象ですか?
- A.売買・賃貸・管理など、業態は問いません。物件や案件の情報を表計算ソフトや紙で管理していて、その手間を減らしたい会社さま向けです。
- Q.対応エリアはどこですか?
- A.岡山県内であれば、会社まで伺います。県外の会社さまは、オンラインでのお打ち合わせを中心に対応しています。
- Q.今使っている表計算ソフトのデータはどうなりますか?
- A.新しいシステムに移します。移したあとは、元の表と件数や日付を突き合わせて、抜けや食い違いがないことを確認してから切り替えます。元の表に書かれていた表記は、そのまま残して表示します。
- Q.いきなり全部をシステムにしないといけませんか?
- A.いいえ。たとえば決済の進捗表だけ、といったように、困っている業務ひとつから始められます。使いながら、ほかの業務を少しずつ載せていく進め方をおすすめしています。
REQUEST ── ご相談
まずは、今の表を見せてください。
何をシステムにするか決まっていなくても大丈夫です。今お使いの管理表を見ながら、どこがまとめられるかをお伝えします。
STEP 1
今の表を見せていただく
会社に伺ってその場で、またはオンラインで画面を共有していただく形で、今お使いの管理表を見せてください。
STEP 2
重なりを一緒に洗い出す
同じ物件や案件が、どの表とどの表に書かれているかを、その場で一緒に整理します。
STEP 3
まとめ方の案をお伝えする
どの表から台帳にまとめるとよいか、進め方の案をお伝えします。進めるかどうかは、そのあとでご判断ください。
どこから手を付けるのがよいかを、一緒に考えます。岡山県内でしたら会社まで伺います。県外の会社さまはオンラインで対応します。 ご希望があれば、表を見せていただく前に秘密保持契約(NDA)を結びます。