WORKS / 竣工物件

岡山の不動産会社A様の、社内のシステム。

社名は伏せていますが、ここに載せているものは、いずれも実際の業務で使われているシステムです。

約4週間

打ち合わせから本番稼働まで

9月3日の打ち合わせ → 10月1日に本番稼働

6冊 → 1つ

まとめた管理表

決済進捗・重調依頼・DM/口コミ/録音・印紙・印鑑・採用

27名

システムを使う社員

営業・業務課・部長・社長・人事

3日

要望から反映まで(早いもの)

9月12日の打ち合わせで出たご要望を、早いものは15日に反映

岡山の不動産会社A様(社名非公開)の業務台帳の実績

DETAIL 01 ── 業務台帳の一本化

6つの管理表を、ひとつのデータベースに。

CLIENT: 岡山の不動産会社A様
STATUS: 稼働中・改善を継続
MERGED: 決済進捗 / 重要事項調査の依頼 / DM・口コミ・通話録音 / 収入印紙 / 印鑑 / 採用進捗

BEFORE ── 困っていたこと

同じ物件が3つの表に重ねて書かれていて、表ごとに書き方も少しずつ違っていました。「5-62」と「5--62」のような違いがあると、探している物件が検索に出てきません。どの表が正しいのかを確かめる手間もかかっていました。

WORK ── やったこと

物件・部屋・案件を一か所に登録し、重要事項調査や印紙などの記録は、物件名を書かずに台帳の案件を選んで紐づける形にしました。取り込んだあとは件数や決済日を元の表と突き合わせ、食い違いがないことを確かめてから切り替えています。元の表の表記は、直さずにそのまま表示しています。

NOW ── いま

現場の方からの「この手続きを足したい」「並び順を変えたい」といったご要望に、その都度対応しています。社内のお知らせや会議室の予約、担当替えのときの引き継ぎメモも、同じシステムに載せました。

経過 ── 業務台帳

打ち合わせから本番稼働まで、約4週間。

9月3日
打ち合わせ
「物件の台帳をひとつにして、二重管理をなくす」と決まる。
9月7日
作り始める
確認用の環境を立ち上げ、画面ができたところから見ていただく。
9月12日
要望を伺う
触っていただいて出てきたご要望を一覧にし、早いものは3日後の15日に反映。
9月20日
データを移す
6冊の管理表を取り込み、件数・決済日・在庫が元の表と合っていることを確認。
10月1日
本番稼働
社員27名が使う本番運用を開始。いまも要望に合わせて改善を続けている。

SCREEN ── 画面

毎日開くホーム画面と案件の一覧

納期が近いものが「あと何日」「何日超過」で並び、印紙の在庫が減ると知らせます。

業務台帳 ― ホーム

期限が近い案件

サンハイツ表町 5-62決済あと3日
メゾン北方 201重調の納期2日超過
コーポ桑田 3-08約定あと6日

収入印紙の在庫

1,000円 12枚

10,000円残り2枚

すべて自分の担当決済が近い

管理番号	物件	号室	種別	決済日	重調	担当
0128	サンハイツ表町	5-62	仕入	11/20	受領済	山田
0127	メゾン北方	201	販売	11/27	依頼中	佐藤
0126	コーポ桑田	3-08	仕入	12/04	依頼中	高橋
0125	ハイツ清輝橋	402	賃貸	12/11	—	山田

※ 岡山の不動産会社A様で稼働している画面の構成を、架空の物件名・人名で再現しています。

データ移行 ── 移した件数

移したら、元の表と突き合わせる。

案件: 275件
区分所有者: 402件
印鑑: 299件
収入印紙の受払: 333件

取り込んだあとは、件数・決済日・印紙の在庫が元の表と合っているかを、専用の確認プログラムで照合してから本番に切り替えました。360度評価の移行でも、旧シートの集計とすべて一致することを確かめています。

要望の反映 ── 使いながら直す

現場の「こうしてほしい」を、その都度。

+案件を登録しながら、その場で建物や管理会社も登録できるように
+よく使う絞り込みや並び順に名前を付けて、タブとして保存できるように
+担当案件へのコメントや「@」での呼びかけを、通知で知らせるように
+完了した案件を、進捗の一覧からすぐに外すように
+仕入時の押印書類や、賃貸管理会社の解約日を記録できるように

品質は、約300件の自動テストと、稼働前に毎晩行った全画面の自動点検で確かめています。

DETAIL 02 ── 360度評価

人事評価を、表計算ソフトから専用のシステムへ。

CLIENT: 岡山の不動産会社A様
STATUS: 稼働中
FROM: 回答フォーム + 2冊の表計算ソフト

BEFORE ── 困っていたこと

評価の回答をフォームで集め、2冊の表で集計していました。誰がどこまで見てよいのかを、表の運用で守るしかない状態でした。

WORK ── やったこと

社員・管理者・社長などの役割ごとに、見られる画面を分けました。評価コメントの原文は、社長だけが読めます。管理者は回答の進み具合は確認できますが、点数は見えません。

CHECK ── 確かめたこと

集計の結果が、それまでの表と同じ数字になることを確かめてから切り替えています。

DETAIL 03 ── データ移行とHP

約10万件のデータ移行と、ホームページの運用。

同じ不動産会社A様で、旧システムから新しいシステムへの約10万件のデータ移行を担当しました。ホームページの更新や設定の見直しも、継続してお手伝いしています。

DETAIL 04 ── 不動産以外のお仕事

ほかの業種でも、お手伝いしています。

自営業: 請求書づくりの自動化スマホのメモに書いた取引情報から、請求書を自動で作れるようにしました。この仕事を始めるきっかけになった事例です。
ハンドメイド: ハーブとキャンドルの工房のHP配色やトーン、伝えたいことを一緒に整理してから、スマホでも読みやすいHPに仕上げました。

REQUEST ── ご相談

まずは、今の表を見せてください。

何をシステムにするか決まっていなくても大丈夫です。今お使いの管理表を見ながら、どこがまとめられるかをお伝えします。

STEP 1
今の表を見せていただく
会社に伺ってその場で、またはオンラインで画面を共有していただく形で、今お使いの管理表を見せてください。
STEP 2
重なりを一緒に洗い出す
同じ物件や案件が、どの表とどの表に書かれているかを、その場で一緒に整理します。
STEP 3
まとめ方の案をお伝えする
どの表から台帳にまとめるとよいか、進め方の案をお伝えします。進めるかどうかは、そのあとでご判断ください。

相談を申し込む LINEで相談する

どこから手を付けるのがよいかを、一緒に考えます。岡山県内でしたら会社まで伺います。県外の会社さまはオンラインで対応します。ご希望があれば、表を見せていただく前に秘密保持契約(NDA)を結びます。