エクセルから業務システムへのデータ移行で失敗しない進め方

• ・取り込んだ件数が、元の表より少ない(行の抜け)
• ・日付が1日ずれる、和暦と西暦が混ざって読み違える
• ・同じ物件が書き方の違いで別の物件として登録され、重複する
• ・在庫や残数を、受け払いの記録から計算し直すと合わない
• ・移したあとに元の表も更新され続け、どちらが正しいか分からなくなる

1. STEP 1

   移す表を固定する

   移行に使う元の表を決め、取り込んだ時点の内容を控えておきます。移行の途中で元の表が書き換わらないようにします。

2. STEP 2

   同じものを見分ける基準を決める

   物件や部屋を同じものとみなす基準(名寄せの鍵)を決めます。全角・半角やハイフンの数などの違いは、この基準の中でだけ吸収します。

3. STEP 3

   確認用の環境に取り込む

   本番に入れる前に、確認用の環境に取り込みます。

4. STEP 4

   元の表と機械的に照合する

   件数・日付・金額・在庫などを、元の表と照合するプログラムで突き合わせます。目で見て確かめるだけに頼らないのが大切です。

5. STEP 5

   すべて一致してから本番へ

   照合で食い違いがないことを確かめてから、本番の環境に移し、運用を切り替えます。

表ごとに違う書き方を、移行のときに一律に直してしまうと、現場の方が見慣れた表記と変わってしまい、「どの物件のことか」がかえって分かりにくくなることがあります。

おすすめは、画面に出す表記は元の表のまま残し、検索や照合、重複の判定のときだけ同じものとして扱う方法です。こうすると、データの正確さと現場の使いやすさを両立できます。

• ・元の表は更新を止め、参照用として残す
• ・最初の数週間は、現場から「見当たらない」「数字が違う」という声を集めて、すぐに確かめる
• ・移行に使ったプログラムを残しておき、不具合を直したら移行済みのデータにも同じ修正を当てる