重要事項調査(重調)の依頼管理を、表計算ソフトから卒業するには

重要事項調査報告書(現場では「重調」と呼ばれることが多い書類)は、区分所有マンションの売買にあたって、マンションの管理会社に依頼して発行してもらう書類です。管理費や修繕積立金の額、滞納の有無、修繕の計画など、買主さまへの説明に必要な管理の情報が記載されます。

発行には日数がかかることがあり、決済の日程から逆算して早めに依頼する必要があります。

• ・管理会社や支店ごとに依頼方法(WEB申請・電話・FAX・メール)が違い、毎回調べ直している
• ・依頼したかどうか、いつ届く予定かを、担当者に聞かないと分からない
• ・納期を過ぎているのに気づくのが遅れる
• ・届いた報告書の管理費・修繕積立金と、物件の情報として持っている金額が食い違っても気づけない
• ・物件名を依頼表に書き写すため、決済の進捗表と表記がずれる

重調の管理を楽にするには、「どこに・どうやって依頼するか」と「どの案件の依頼が、いまどうなっているか」を分けて持つのが基本です。

1. STEP 1

   管理会社と支店を登録する

   管理会社ごと、支店ごとに、依頼方法と申請先(WEBの申請ページ・電話・FAX・メールの宛先)を登録しておきます。建物にどの支店が担当かを紐づけておけば、毎回調べ直す必要がなくなります。

2. STEP 2

   案件から依頼を記録する

   物件名を書き写すのではなく、台帳の案件を選んで、依頼日と納期を記録します。

3. STEP 3

   受領したら金額も残す

   届いた報告書に書かれていた管理費・修繕積立金は、物件の情報とは別に「報告書に書かれていた値」として残します。両方を残しておけば、食い違いに気づけます。

4. STEP 4

   納期をホーム画面に出す

   納期が近いもの・過ぎているものを「あと何日」「何日超過」で並べると、確認のための声かけが減ります。

重調は決済の手続きと密接につながっています。決済の進捗と同じ台帳で管理すれば、決済日から逆算した依頼のタイミングや、重調が届いているかどうかを、案件の画面ひとつで確かめられます。